هي العمود الفقري لاي مؤسسة والذراع القوية والمحركة وتعتبر الاداة المثلى لزيادة انتاجية المؤسسة عن طريق ربطها مع الجهات الخارجية التي تهم الادارة العليا هي نموذج مثالي وطاقة ممتازة ويعتبر قسم العلاقات العامة من اهم اقسام المؤسسة.
تعريف العلاقات العامة
هي من الوظائف الإداريّة التي تُساهم في تعزيز التواصل مع العملاء، وربط طبيعة عمل المنشأة مع الآراء العامة، وتعرف أيضاً، بأنّها النشاط الذي تقوم بهِ إدارة المؤسسة من أجل التعريف بطبيعة عملها للناس، عن طريق استخدام مجموعة من وسائل الاتصال والإعلان المتاحة لتطبيق رؤيتها، وقياس مدى رضا الناس عن الخدمات، أو السلع التي تقدمها لهم، لذلك يجمع مفهوم العلاقات العامة بين الفن، وعلم الإدارة؛ فاختيار الوسيلة المناسبة للتواصل مع الآخرين يُعدّ نوعاً من أنواع الفنون، أمّا دراسته والتعرف عليه من أجل تطبيقه يعد علماً قائماً بذاتهِ.
العوامل التي أدت لظهور العلاقات العامة
توجد مجموعة من العوامل أدّت إلى ظهور العلاقات العامة، والاستعانة بها كوسيلة من الوسائل الإدارية داخل المنشآت، ومن أهم هذه العوامل:-
اولا:ظهور أساليب الإدارة الحديثة التي تعتمد على تعزيز الحوار، والمشاركة في الرأي كوسيلة مؤثّرة للتعرّف على رأي الموظفين، والعملاء حول طبيعة عمل المؤسسة.
ثانيا:تنوع طرق الاستهلاك عند المستهلكين، والتي تحتاج إلى وجود أفكار إبداعيّة جديدة لتحقيق طلبات الجمهور.
ثالثا:تطوّر وسائل الاتصالات بين الشركات، والمستهلكين مع الاعتماد على شبكة الإنترنت، ومواقع التواصل الاجتماعي كطرق اتّصال جديدة.
رابعا:نموّ الفكر الاستهلاكي عند الناس؛ بسبب تراكم خبراتهم في المجالات الشرائية مع الوقت.
خامسا:ظهور خدمات، وسلع جديدة لم تكن معروفة مسبقاً، وتحتاج إلى تعريف الناس بها.
مبادئ تطبيق العلاقات العامة
يعتمد تطبيق العلاقات العامة داخل المنشأة على مجموعة من المبادئ المهمة، وهي:-
اولا:عدم تعارض الأفكار المرتبطة بالعلاقات العامة مع ثقافة وأفكار المجتمع.
ثانيا:المحافظة على الصدق، والأمانة في التعامل مع العملاء.
ثالثا:الالتزام باحترام كافّة المعلومات الخاصّة والشخصيّة للأفراد الذين يَتعاملون مع الشركة.
رابعا:توفير كافّة الوسائل التي تساعد في رفع المستوى العملي للمنشأة.
أهداف العلاقات العامة
تسعى العلاقات العامة لتحقيق مجموعة من الأهداف داخل منشآت العمل، ومنها:-
اولا:وضع إستراتيجية تفاعليّة بين المنشأة والعملاء.
ثانيا:التواصل الفعّال بين المنشأة والمنشآت الأخرى.
ثالثا:توفير وسائل الإعلان المُناسبة للتعريف بالمنشأة في المجتمع الذي توجد فيه.
رابعا:مُتابعة كافة الأخبار التي يتم نشرها حول المؤسسة، أو الشركة، والحرص على التأكد من صحتها.
خامسا:تشجيع التواصل بين كافة المستويات الإدارية لاتخاذ القرارات المناسبة.
سادسا:تطوير الأداء في العمل، من خلال التنسيق بين الإدارة، وكافة الأقسام.
وظائف العلاقات العامة
يعتمد تطبيق العلاقات العامة على الوظائف التالية:-
اولا:قياس آراء الناس في المجتمع حول استمراريّة المنشأة في عملها.
ثانيا:وضع سياسات المنشأة لتتوافق مع رأي العملاء المُستهدفين.
ثالثا:الحرص على توفير عروض جديدة تستقطب المزيد من العملاء.
رابعا:المشاركة في اقتراح حلول للمشكلات المجتمعيّة.
خامسا:دعم التنمية الاقتصاديّة المحلية.
سادسا:تشجيع اللامركزية الإدارية، ودعم دور الإدارة المشتركة في اتخاذ القرار.
سابعا:بناء وسائل اتصال مع الوظائف الإدارية الأخرى، وخصوصاً وظيفتي الإنتاج والتسويق.
التنظيم الاداري للعلاقات العامة
إن العلاقات العامة لها العديد من الهياكل الإدارية شأنها شأن أي إدارة داخل المنظمة، ولكن هذا الجهاز أكثر خطورة من غيره من حيث الدور الذي يلعبه في التحكم في العمليات الاتصالية التي تتم بين المستويات الإدارية العليا والوسطى والدنيا وكذلك تكوين الصورة الذهنية للمؤسسة بالنسبة للجمهورين الداخلي والخارجي وهناك بعض المؤسسات ترى ضرورة وضع العلاقات العامة في الإدارة الوسطى نظرا لما يمكن أن تلعبه مثل هذه الإدارة في تكوين اتصال ناجح بين الإدارة العليا والإدارة الدنيا. ولكن -في رأيي- انه يجب وضعها في مستوى الإدارة العليا لسببين:-
اولا: الضرب عن المؤسسة ضد أي استقطاعات مادية يمكن أن تؤثر على أداء هذا الجهاز الاتصالي.
ثانيا:وكنتيجه للسبب الأول، يمكن لجهاز العلاقات العامة ان يدافع عن العاملين في الإدارة المباشرة (الإدارة الدنيا) ضد تعنت الإدارة العليا. ووضع العلاقات العامة في الهيكل الإداري يمكن أن يأخذ وضعه الصحيح حسب اقتناع الإدارة العليا بأهمية هذا الجهاز فهناك بعض الإدارات التي تعتبر العلاقات العامة ليست أكثر من إدارة للدفاع عن المؤسسة في أوقات الأزمات وما دامت لاتتعرض المؤسسة لأزمات فجهاز العلاقات العامة ليس له أهمية وهناك إدارات أخرى تعتبرها على أنها إدارة تنفيذية تقع في آخر الجهاز التنفيذي ولا داعي لوضعها في محل مشاركة في إدارات اتخاذ القرارات ليس أكثر، فهي إدارة اتصالية وهناك آخرون لا يعترفون أساسا بهذه الإدارة ولايملكون أدنى علم بالدور الذي يمكن أن تقوم به هذه الإدارة في النهوض بالمؤسسة وفي النهاية يجدر بنا الإشارة إلى أنه يجب أن تعمل إدارة العلاقات العامة في شكل فريق عمل يسعى لتحقيق أهداف عامة ينتج عنها أهداف تفصيلية في مجملها تحقق الهدف العام للمؤسسة وكذلك تعمل في إطار مراعاة مصلحة المجتمع.
دور العلاقات العامة في النهوض بالمؤسسة
اولا:تقصي الحقائق.
ثانيا:التخطيط والبرمجة: دور العلاقات العامة في النهوض بالمكتب.
ثالثا:تقصي الحقائق: لتحقيق صورة بينية جيدة تقوم بعض المكاتب بتقصي الحقائق حول مؤسسات أخرى لمعرفة نقاط القوة ونقاط الضعف التي تميز عمل المؤسسات الأخرى المنافسة.
رابعا:التخطيط والبرمجة:انطلاقا من النتائج التي توصلت إليها إدارة العلاقات العامة من خلال عملية تقصي الحقائق يقع التخطيط والبرمجة للمؤسسة من خلال وضع خطط متوسطة وطويلة المدى لمحاولة ترويج صورة ذهنية جيدة للمؤسسة تكون مغاير لصورة المكاتب المنافسة.
خامسا:الاتصال والتنفيذ: لنجاح عملية التخطيط "الخطة المتوسطة وطويلة المدى" تقوم إدارة العلاقات العامة بتوظيف مجموعة من الوسائل الاتصالية بحسب المدة الزمنية التي تستغرقها الخطة ومن هذه الوسائل الاجتماعات والمؤتمرات واللقاءات.
الوسائل المستخدمة في العلاقات العامة
اولا: الاتصالات الشخصية: تعد من أهم وأبرز الوسائل المستخدمة في العلاقات العامة لكونها ذات أثر كبير ومباشر في عملية الاتصال، فضلاً عن كونها وسيلة ذات اتجاهين يمكن من خلالها قياس رد الفعل أو مستوى الإجابة لما يتم عرضه من أفكار أو توجهات أو حوار هادف.
ثانيا:الوسائل المطبوعة: هناك نماذج وأشكال متنوعة يمكن استخدامها في مجال المطبوعات ولكنها في الغالب تقسم إلى مجموعتين هما:-
أ-البريد المباشر:وتعد في ذات الوقت من الوسائل المهمة الرئيسية المستخدمة أيضاً في التسويق المباشر، والتي ينحصر دورها في العلاقات العامة على أساس كونها رسالة ذات مضمون معين يمكن إرسالها إلى أشخاص أو أطراف متعددة وفي الغالب يمكن إرسالها إلى الموزعون،الوسطاء،العاملون، المستهلكون،...الخ .
ب-المطبوعات:وهي استكمال إلى البريد المباشر وربما يأتي في مرحلة لاحقة له وتستخدم لإعطاء المزيد من المعلومات عن الموضوع المستهدف إيصاله، وتأخذ أشكال مختلفة كالكتيبات، والملفات المتكاملة والمتضمنة معلومات عن الموضوع المستهدف في الاتصال، المغلفات البريدية،...الخ .
ثالثا:الاتصالات المرئية: وهي مجموعة الاتصالات التي تتم عبر استخدام حاسة البصر لكي يتم التعرف من قبل الطرف المستهدف عن الشيْ المقصود بشكل دقيق وواضح، ومن أبرز الوسائل المستخدمة: الصور الفوتوغرافية، الأفلام، التلفزيون، المعارض .
النقاش 0
كن أول من يشارك رأيه في هذه القصة.