التنسيق هو تلك العملية المسؤولة عن تأمين الاتصال بين المستويات الوظيفية في الهيكل التنظيمي رأسياً وتساعد على التكامل بين المراكز الوظيفية أفقياً بما يحقق الأهداف المرسومة للتنظيم الإداري في تداعي ايجابي بالبيئة الخارجية.
ويعرف الأستاذان موني ورايلي التنسيق على أنه:تحقيق العمل الجماعي وتحقيق وحدة العمل والتصرف في اتجاه هدف محدد ومتفق عليه وقيل هو وظيفة بمقتضاها يستطيع الإداري أن ينمي هيكلا من الجهود الجماعية والمشتركة بين المساعدين والمرؤوسين ويضمن تحقيق وحدة التصرفات في اتجاه هدف مشترك.
ويمارس التنسيق دورا هاما في تحقيق أهداف الإدارة العامة ويتوقف على حسن التنسيق إنجاز الأهداف بأعلى درجة من الفعالية ، والقائد الإداري هو الذي يقوم بمهمة التنسيق في حدود وحدته فيوزع الاختصاصات بين مرؤوسيه ويعمل على تنسيق الجهود بين جميع الأقسام حتى يتم تحقيق أهداف المنظمة بشكل متكامل وإذا كان التنسيق يعتبر بحق وظيفة أساسية من وظائف القادة الإداريين ، فهو في الوقت نفسه وسيلة من وسائل تحقيق أهداف المنظمة.
وإذا كان موني ورايلي يضعان للتنسيق تعريف: تحقيق العمل الجماعي وتحقيق وحدة العمل فهناك من يراه بأنه: التوفيق بين نشاط الجماعة التي تعمل على تحقيق غرض مشترك وبث الانسجام بين أفرادها بحيث يبذل كل منهم قصارى جهده في تحقيق الغاية المشتركة أو أنه التدريب المنظم لجهود الجماعة للوصول إلى وحدة العمل من أجل تحقيق هدف محدد.
مزايا التنسيق الإداري
اولا:ضمان ولاء الأفراد للتنظيم ولأهداف المنظمة.
ثانيا:القضاء على الانعزالية والانفصالية بين الأقسام المخصصة وضمان تعاونها.
ثالثا: التنسيق الفعال يؤدي إلى الكفاية الإدارية في أداء المهام وتحقيق الأهداف.
رابعا:قيام المديرين في المنظمة بالتنسيق الفعال بين الأفراد ومجموعاتهم داخل التنظيم.
خامسا:التنسيق الفعال بين المنظمة الإدارية وغيرها من المنظمات الأخرى يؤدي إلى انجاز الأعمال بسرعة وبأريحية ومصداقية.
اهداف التنيسق الإداري
يهدف التنسيق إلى أن يمسك كل خيوط التنظيمات الإدارية ، وليعمل منها بوصلة باتجاه تحقيق الأهداف المرسومة بأعلى درجة من الكفاية وبأقل تكلفة ممكنة ، هذا هو الهدف الأساس لكن ثمة أهداف أخرى مثل:-
اولا:منع التعارض في الاختصاصات:-
مثل التعارض بين قرار المدير العام بتقليل النفقات ومعارضة المدير المالي بشان عدم تخفيض رواتب الموظفين.
ثانيا:منع الازدواج في الأنشطة الإدارية:-
فقد يحدث أن تتعدد المنظمات الإدارية التي تقوم على تحقيق الأهداف واحدة أو متشابهة في مثل هذه الحالات يجب عمل التنسيق على تنظيم وتوحيد جهود هذه المنظمات حتى يتم الوفاء بالأهداف المشتركة بأقل جهد وبأقل تكلفة.
ثالثا:منع المنافسة:-
فقد تتنافس المنظمات الإدارية في الحصول على المصدر اللازم لها " مواد أولية أو عنصرا بشريا " فيعمل التنسيق في هذه الحالة على التوفيق بين احتياجات هذه المنظمات وتحديد أوليات الحصول عليها.
رابعا:التنسيق الإداري يعمل على تجنب وتفادي التكرار والازدواجية وتجنب الصراعات ايضاً.
خامساً:تكامل اختصاصات الوحدات الإدارية المختلفة داخل المنظمة وربط بعضها ببعض في عملية توافقية تستهدف تحقيق الأهداف.
انواع التنسيق الإداري
اولا:التنسيق الداخلي
يتم عادة بين الموظفين داخل الإدارة الواحدة أو بين الإدارات المختلفة داخل الجهة الواحدة بهدف إيجاد نوع من التوافق والانسجام بين نشاطات الموظفين في الفروع والأقسام المختلفة داخل الجهة أو الإدارة الواحدة.
ثانياً: التنسيق الخارجي
يتم عادة بين الإدارة والإدارات الأخرى ذات الاختصاص في الجهات الأخرى أو بين الجهة والجهات الأخرى ذات المهام المشتركة.
ثالثا:التنسيق الرأسي
هو التنسيق الذي يتم بين المستويات الإدارية الرئاسية المختلفة على المستوى الرأسي أي بين الرئيس الأعلى والرئيس الذي يليه، وهذا يضمن نقل السياسات العامة وإيضاح الأهداف وضمان ولاء الرؤساء على المستويات المختلفة لاتجاهات ورغبات الرئاسات العليا، كما يحدث بين الوزارة في الرياض وفروعها في المحافظات.
رابعا:التنسيق الأفقي
هو التنسيق الذي يتم على نفس المستوى الواحد أي بين وزارة وأخرى أو منظمة وأخرى أو مدير إدارة وزميله أو زملائه داخل المنظمة وهذا النوع من التنسيق يضمن تكامل وتعاون الإدارات المختلفة وتماسكها في اتجاه واحد للعمل على تحقيق هدف المنظمة.
خامساً:التنسيق الزمني
يعني تسلسل وتتابع وتلازم بعضها مع البعض الآخر أو التوفيق بين الخطط القصيرة والمتوسطة والطويلة الأجل وتحدد المراحل التي تمر فيها الأعمال والنتائج التي تحققها كل مرحلة في نهايتها والشروط التي تتطلبها كل مرحلة قبل بدايتها.
سادساً:التنسيق الفكري
التوفيق بين الأفكار والآراء التي تتمخض بها عقول متخذي القرارات.
سابعاً:التنسيق المالي
هو التوفيق بين المتطلبات والاحتياجات المالية للأنشطة المختلفة وانسياب اعتمادات الأموال في قنواتها الملائمة في الوقت الملائم وبالقدر الملائم.
ثامناً:التنسيق الفني
هو تحقيق التكامل بين المشروعات والنشاطات المختلفة من النواحي الفنية والهندسية والتقنية والفنية.
واذكر مثالا حيا عندما طلب مني اختبار مرفق فني وتقييمه وعلى مدار ثمانية شهور من التقييم تلو التقييم وجدت انه منهار اداريا وفنيا والسبب هو غياب التنسيق بين جميع الأقسام وقد تحققت توقعاتي فقد اغلق فرع حيوي له وسلم موجوداته ومبانيه لجهة الإستثمار بدون اي مقابل واعود واقول بان غياب التنسيق الإداري هو السبب الرئيسي للإنهيار.
مبادئ التنسيق الإداري
اولاً:مبدأ الاتصال المباشر حيث يمكن التناسق من خلال الاتصالات الأفقية المباشرة التي تتم بين الأفراد أثناء العمل اليومي.
ثانياً:مبدأ التنسيق الإداري يبدأ منذ المراحل المبكرة لوضع الخطط والسياسات الإدارية للمنظمة ، ويجب أن يبدأ مع البدايات الأولى لوضع اللوائح والخطط للحفاظ على التوازن الإداري وتقليل المشكلات اللاحقة.
ثالثا:ارتباط وتفاعل جميع العوامل في موقف معين، حيث يجب أن يكون واضحاً أن جميع العوامل التي تواجه في الموقف ترتبط ببعضها وتتفاعل مع بعضها.
الى ان القاكم في مقال اداري جديد
هل تبحث عن استشارة ادارية ؟
النقاش 0
كن أول من يشارك رأيه في هذه القصة.