مقدمة
تشكل المؤتمرات والإجتماعات نشاطات مهنية واجتماعية هامة ، فأحيانا نجتمع مع الآخرين للتعلم ولتبادل المعلومات ولإتخاذ القرارات وللإستمتاع والترويح عن النفس في احيان اخرى ، فالمؤتمرات والإجتماعات هي وسيلة اتصال فعالة
ويتضح هذا المعنى للمؤتمرات والاجتماعات عندما نطالع معنى كلمة ( مؤتمر ) في القاموس حيث نجد تعريف ( اسلوب رسمي لتبادل وجهات النظر ) او ( اجتماع لإثنين او اكثر من الأفراد لمناقشة موضوعات ذات اهتمام مشترك ) وعلى الرغم من ان المؤتمرات والإجتماعات في حقيقتها هي عملية تواصل ذات اتجاهين فإن البعض يرى انها صورة من صور التجمع تتخذ كأداة لنقل المعلومات من جانب واحد
لقد اضحت المؤتمرات في الوقت الحالي على درجة كبيرة من الأهمية في كافة المجالات الإدارية والإجتماعية والتعليمية والفنية والسياسية ، ويكاد لايخلو وقت من ليل او نهار الا وتجد افراد في مكان ما بعقدون مؤتمرا وغالبا ما نجد كافة الفنادق ومراكز البحث وقاعات الإجتماعات ومراكز المؤتمرات في كافة الهيئات والمؤسسات مشغولة بالمؤتمرات والإجتماعات .
تعريفات
أ- مؤتمر: الحدث الأكبر الذي يضم مئات او آلاف الاشخاص ويستمر احيانا لعدة ايام ويتم فيها بحث القضايا ذات الإهتمام المحلي او الدولي وتضم احيانا جنسيات مختلفة
ب- اجتماع: تعنى عادة حدثا اصغر من المؤتمر ويضم احيانا عددا محدودا من الأفراد يناقشون شانا من شؤون العمل
جـ- ندوة: تجمعات يتراوح فيها الحضور من 10-100 شخص وتنعقد عادة لفترة يوم واحد او يومين بهدف تثقيف الحضور وتزويدهم بالمعلومات
د- حلقة نقاش: اقل ميلا من الندوة نحو الرسميات حيث تتدفق المعلومات في اتجاهين
هـ- ورشة العمل: تشبه حلقة النقاش ولكنها تختلف في انها تشمل عددا اقل من الحضور لمناقشة مواضيع محددة وتبادل الآراء او حل مشكلة ما .
الإعداد للمؤتمرات والإجتماعات
نحتاج الى الاجابة عن خمسة اسئلة قبل الشروع في اية ترتيبات او اتخاذ قرار بشان مؤتمر مقترح ذلك ان الخطة الشاملة للمؤتمر واسلوبه ونوعه ومدته ومحتواه وجدواه تعتمد كلها على اجابات عن هذه التساؤلات
أ- لماذا نحتاج الى عقد مؤتمر ؟
ب- ماذا نريد ان نحقق ؟
جـ- من يتعين حضوره ؟
د- متى ينعقد ؟
هـ -اين ينعقد ؟
فإذا استطعنا الإجابة بوضوع ودقة عن هذه التساؤلات امكن لنا الإعداد الجيد للمؤتمر ، وحقيقة الأمر ان هذه التساؤلات تحدد الأطر العامة لخطة تنظيم المؤتمر ولا يبقى لها سوى وضع موازنة مناسبة لتنفيذ اهداف هذه الخطة
تنظيم المؤتمر
اولا: المكان: من اهم واصعب المهام التي تواجهنا عند تنظيم المؤتمرات ، فالمكان من حيث مستوى الموقع والشكل احد العناصر الأساسية في نجاح او فشل الحدث ، ويراعى في اختيار المكان الإعتبارات التالية
أ-الموقع الجغرافي
ب-اعداد ومستوى المدعويين
جـ-البيئة المحيطة
د- اعتبارات الامن
هـ -الإعتبارات المالية
ثانيا: البرنامج: هو الوسيلة التي من خلالها تتحقق اهداف المؤتمر ولإعداد برنامج جيد يجب تحديد الموضوعات التي تخدم اهداف المؤتمر والطريقة التي ستقدم بها هذه الموضوعات وتوقيت عرضها ، ويمكن تخطيط البرنامج وفقا لما يلي
أ- تكوين اطار من الاهداف والمحاور الأساسية
ب- تحديد عدد ونوع الجلسات ( جلسات عمومية ، ورش عمل ) التي تغطي موضوعات واهداف المؤتمر
جـ- توزيع الأعضاء ( المتحدثون ) الى مجموعات حسب الاختصاص
د-تحديد توقيت الجلسات
ثالثا: الميزانية:هي اساس الخطة المالية للمؤتمر او الإجتماع او التمويل المخصص للحدث، وغالبا ما تشمل هذه الميزانية تكلفة حجز قاعة المؤتمرات والتجهيزات الفنية ومصروفات البروشورات او طباعة البرنامج واية مصاريف ادارية اخرى
استقبال وتوجيه ووداع ضيوف المؤتمر
المؤتمرات وسيلة للإتصال كما انها تعني الكثير بالنسبة لتنمية الروح الجماعية والإنتماء التنظيمي كما انها جديرة بإكتساب عقود جديدة وسرعة الانتشار في اسواق مميزة وواعدة
هذه الفوائد الفرعية للمؤتمرات او يمكن ان نطلق عليه بالجانب الاجتماعي والثقافي للمؤتمرات على جانب كبير من الأهمية لا تقل اهميتها عن الأهداف الرئيسية المستهدفة من عقد المؤتمر
لذلك فإن اعداد استقبال جيد لأعضاء المؤتمر وتوفير وسائل الراحة والإستجمام لها والإلتزام ببرنامج المؤتمر وترتيباته امور غاية في الأهمية وعلى منظمي المؤتمر ان يعملوا على توفير فرص لمختلف النشاطات مثل اوقات الراحة والترفيه والرياضة والزيارات بهدف ارضاء كافة الأذواق
ان الزيارات بمصاحبة مرافقين على درجة عالية من الكفاءة وخبرة العلاقات العامة لها اثر بالغ من حيث جودة تلك الزيارات وانعكاس ايجابي لدى المؤتمرون ، وتتوقع الشخصيات الهامة معاملة خاصة وترتيبات خاصة لإستقبالهم ومن هنا تنبع الضرورة الى تعيين موظفين خبراء في اسس ( البروتوكول و التعامل مع كبار الشخصيات ) لمرافقتهم في حلهم وترحالهم اثناء الزيارة وايضا توفير غرفة خاصة الى جانب قاعة المؤتمرات لراحة كبار الشخصيات هذا من جانب
ومن حانب آخر حسن تنظيم اوقات الراحة لتناول الطعام والشراب وغالبا ما تكون ذات اثر في نجاح الحدث او اخفاقه ، ان تحديد اوقات تناول الوجبات والشاي والقهوة ونوع الطعام وكفاءة الخدمات كلها تؤثر في مزاج ودرجة استمتاع وراحة الضيوف
كما تجدر الإشارة الى انه يحب ان يحظى حفل الإفتتاح او الختام بالإهتمام الواجب لاسيما في المؤتمرات الكبيرة لما يتركه من اثر جيد في نفوس المجتمعين
تدوين المؤتمر
عملية التدوين لما يتم مناقشته في المؤتمر تتضمن الكثير من الأعمال الكتابية وتكتنفها العديد من الأخطاء ، ان كلمة تدوين تستخدم في عمليتين مختلفتين وهما
أ- فعل قبل الحدث يتصل بإستلام اوامر او ترشيح الافراد للمشاركة في الحدث
ب-اجراءات الإستقبال في الحدث الفعلى
والاولى عملية تنظيمية بحتة بينما الثانية عملية اجراءات بروتوكولية تتم لحظة وصول اعضاء المؤتمر الى موقع الجلسة الإفتتاحية ومن ثم يجب ان تكون اجراءات التسجيل ذات كفاءة وان يختار لها موظفين متسمين بدرجة عالية من الحرفية والبشاشة والترحيب وحسن التصرف مع مراعاة التعامل مع كل عضو على حدة وان يسلم لكل عضوشارة اسمه ووثائق وبرنامج فعاليات المؤتمر وان يتم تسجيل اسمه ووثائق وبرنامج فعاليات المؤتمر مع مراعات سرعة اجراءات التسجيل السريعة ومن الشائع ان تكون هناك حقيبة لكل عضو تشمل على وثائق المؤتمر وقرطاسية وكل ما يتعلق بالمؤتمر
ما بعد المؤتمر
حدث المؤتمر هو نتاج اعداد مسبق وتخطيط جيد قد يمتد لشهور او حتى سنوات في بعض الأحيان وعند لحظة افتتاح المؤتمر يتطلع الجميع اعضاء ومتحدثين ومنظمين بشغف ورغبة ملحة لتحقيق النجاح المنشود ، وبطبيعة الحال تعتمد درجة النجاح الى حد كبير على مدى جودة الخطة الأصلية ودقتها وفاعلية الأعمال التحضيرية وبالرغم من ذلك فإن افضل الخطط الموضوعة يمكن ان تفشل اذ ان ما يحدث في المؤتمر هو الذي يحدد في النهاية ما اذا كان النجاح المطلوب قد تحقق ام لا وكم من الخطط قد فشلت حين جاء وقت تنفيذها كما ان بعض الخطط التي كان مشكوكا فيها قد نجحت بطريقة رائعة بسبب الأسلوب الذي اتبع في تنفيذها
ولا يقتصر نجاح الحدث على فعاليات آلياته وتحقيق اهدافه خلال الفترة الزمينة لإنعقاده بل يجب توفر عدة اسس من اهمها
أولا: تقارير ما بعد المؤتمر: يحتاج المشاركين في المؤتمر تسجيلا كاملا لوقائع واحداث جلسات المؤتمر والمسؤولون عن المؤتمر يعدون ذلك في كل حدث وهذه التقارير اما ان تكون في شكل تقرير كامل عن الحدث شاملا كل الملاحظات والتعليقات المتصلة به او ملخصات متسلسلة تغطي النقاط الهامة وذلك افضل ومع ذلك فإن بعض الوقائع تحتاج الى اعداد تقارير متكاملة عنها ومعد التقرير يجب ان يكون لديه المام كامل بالموضوع وان يكون ماهرا في اعداد مذكرات منسقة وعلى دراية بنوعية التقرير المطلوب تحريره
ثانيا: تقييم فاعلية المؤتمر:تختلف نظرة التقييم للحدث بين كل من المنظمين ، الرؤساء ، الأعضاء حيال نفس الحدث ويظل مطلوبا نوعا من التقييم الموضوعي المحايد للتعرف على مدى تحقيق الأهداف والإستفادة من هذا التقييم في التخطيط للأحداث المستقبلية المشابهة
لمعرفة اسس التقييم عبر رابط الاستشارة هنا
الى ان القاكم في مقال اداري جديد
هل تبحث عن استشارة ادارية ؟
نبذة عن الكاتب
النقاش 0
كن أول من يشارك رأيه في هذه القصة.