أصبح مفهوم الاستعانة بمصادر خارجية هو طوق النجاة للعديد من الشركات، حيث توجد العديد من العوامل الإيجابية التي تدعم هذه العملية. في خضم الانهيار الاقتصادي الحالي، أصبح من الضروري أن تُركز عمليات إدارة الشركات على تحليل عناصر الأزمة الراهنة، إيجاد الحلول، صياغة استراتيجيات إدارة الأزمة وتوقع تحركات المُنافسين والسوق بدلاً من إهدار الوقت والمجهود في جمع البيانات المالية الناشئة من مصادر برامج مُتعددة على فترات مُتكررة.
للإستعانة بمصادر خارجية عدة فوائد. يُمكن توجيه من يقوم بتجميع البيانات المالية إلى مشاريع اخرى ذات عوائد أكبر، كما يُمكن تقليل مخاطر الاحتيال أو الاختلاس، وبالتالي التمتع براحة البال كما لم تتمتع بها من قبل. ولعل أكبر فائدة هي أن كلا من المدراء والمسئولين التنفيذيين سيتمكنون من الإستمرار في تلقي المعلومات المالية بطريقة دقيقة وفي الوقت المُناسب. وعندما تمضي المُعاملات المالية اليومية بسلاسة، يكون من الأسهل توقع زيادة الأرباح. سيتمتع مجلس الإدارة، الفريق الإداري، المُستثمرون، البنوك وحتى موظفو تلك الشركات براحة البال، حيث أن السجلات في يد مُتخصص مالي.
يُمكن الإستفادة من عملية الإستعانة بمصادر خارجية في المُعاملات الرئيسية في الشركة وغيرها من المُعاملات الثانوية. المُعاملات الثانوية غير ضرورية لبقاء الأعمال، وبالتالي، يُمكن تكليف مُتخصص آخر بها. فيما يلي بعض من فوائد الإستعانة الخارجية في المُحاسبة مثلا
اولا:-تقليل النفقات:-تربو تكاليف توظيف وتدريب موظف داخل الشركة عن تكاليف الإستعانة بمقدم خدمة خارجي.
ثانيا:-خدمات ذات جودة أعلى:-نظراً لسعي مُقدمي الخدمة الخارجيين الدؤوب وراء تقديم خدمات عالية الجودة، فإن الشركات تضمن الحصول على جودة أعلى من تلك التي يُقدمها الموظف المُعيّن بالشركة. بالإضافة إلى ذلك، يسعى جميع مُقدمي الخدمة لتقديم خدمة عالية الجودة للحفاظ على سمعتهم.
ثالثا:-الحصول على خبرات مُتخصصة:-مُقدمو الخدمة الخارجيين مُتخصصون في الخدمات التي يُقدمونها. في الواقع، وبسبب المُنافسة الشرسة في سوق الأعمال، يسعى مُقدمو الخدمة الخارجيين لشحذ مهارات موظفيهم باستمرار. بالإضافة إلى ذلك، يبني مُقدم الخدمة خبرة مُتخصصة في مجال عمله
رابعا:-الامتثال والتحكم :-تحتاج عمليات المُحاسبة إلى تحكم دقيق، وهو أمر تفتقده العديد من الشركات الصغيرة نظراً لعدم وجود القدرة المالية لتوظيف ما يكفي من الموظفين لكل مهمة. يُقدم لكم مُقدم الخدمة الخارجي التقسيم المطلوب للمهام، حتى إذا تطلب الأمر لتوظيف موظف بدوام جزئي لكم.
خامسا:-مشاكل العمالة:-تستطيع الشركات تجنب المشاكل المُتعلقة بتوظيف وتدريب الموظفين لأداء المهام الثانوية، وذلك عبر تكليف مصادر خارجية بها.
سادسا:-تقليل المخاطر:-في كثير من الأحيان، قد تُصبح المهام الثانوية هامة وتحتاج إلى مُتخصص للقيام بها، مُتخصص تفتقر له الشركات. في مثل تلك الظروف، إذا تم تعيين المهمة لمصدر خارجي وأصبحت المهمة الثانوية حرجة، وبفضل اتصال مُقدم الخدمة بعدة مُتخصصين، وبفضل الخبرات التي اكتسبوها من خلال خدمة العُملاء الآخرين، فسيكون من الأيسر مواجهة أي نوع من المخاطر.
سابعا:-وقت أكبر للإدارة:-ستمنح خدمات مُزود الخدمة الخارجي المُدراء وقتاً ثميناً، ما يسمح لهم بالتركيز على المهام الإدارية والاستراتيجية، الأمر الذي يؤدي إلى نتائج مالية أفضل. ونظراً لافتقار المُدير إلى الخبرة والتدريب اللتين يتمتع بهما كاتب الحسابات المُتخصص، فستستغرق مهمة الإحتفاظ بالسجلات قدراً كبيراً من الوقت. ومما يهدر الكثير من الوقت والمال أيضاً تصويب الأخطاء.
ثامنا:- إدارة القدرات:- أحياناً تحتاج المهام الثانوية إلى المزيد من العاملين لإتمامها في الوقت المُناسب. في تلك الأحوال، سيكون من الصعب على الموظفين الداخليين التعامل مع الضغط. ولكن، إذا تم توكيل المهمة إلى مصدر خارجي، فسيتحمل مُقدم الخدمة مسئولية الوفاء بالمواعيد. بالإضافة إلى ذلك، يستطيع مُزود الخدمة الخارجي إدارة المهام بكفاءة نظراً للمواهب الكثيرة التي يمتلكها تحت تصرفه
تاسعا:-درجة عالية من السرية:-يضمن مُزود الخدمة الخارجي أمان بيانات عُملائه ولا يسمح بانتهاك الخصوصية.
عاشرا:- درجة عالية من الأمان:-يضمن مُزود الخدمة الخارجي أمان بيانات عُملائه، ولا يسمح بالاحتفاظ بأي نسخ من تلك البيانات.
كيفية اختيار منفذ خارجي لوظائف إدارة شؤون الموظفين ؟
قبل اتخاذ قرار بشأن الاستعانة بمصادر خارجية للعاملين ، يجب على صاحب المشروع أن يفهم بنفسه ما يريد الحصول عليه في النهاية. الإجابة على هذا السؤال هي التي توفر فهمًا كاملاً للوظائف التي يجب تعيينها لشركة خارجية.
إذا لم تكن هناك رغبة في الاستعانة بمصادر خارجية لحل المشكلات الاستراتيجية المتعلقة بالموظفين ، فمن المنطقي أن تبدأ التعاون مع شريك فيما يتعلق بالتعاقد الخارجي مع سير العمل ، ثم نقل وظيفة كشوف المرتبات. في هذه الحالة ، يتم إعفاء متخصصي الشركة من الروتين ويمكنهم تناول المزيد من القضايا المهمة ، على سبيل المثال ، تطوير برنامج تحفيزي وتناول تقييم الموظفين.
إذا كان الهدف الرئيسي هو تطوير وتنفيذ الحوافز والتدريب وزيادة الولاء للشركة ، فمن الأفضل الاتصال بشركة استشارية. للبدء ، ستقوم الشركة بإجراء تقييم للوضع مع الموظفين ، ومن ثم تقديم ندوات أو دورات تدريبية ، وبناء الفريق والمناسبات التدريبية.
كيفية اختيار منفذ خارجي للتسويق ؟؟
اذا كانت مؤسستك مؤسسة ضعيفة تسويقيا عليك اتباع الخطوات التالية
اولا:-حل قسم التسويق لديك بالسرعة الممكنة.
ثانيا:-الاستعاضه عنه بمصدر خارجي محترف يبني لك خطة تسويقية شاملة وخطة تسويقية متخصصة لبرامجك ومنتجاتك.
النقاش 0
كن أول من يشارك رأيه في هذه القصة.